Gérer les comptes en tant qu'administrateur
- GABON Aurélie
- JOLIVEAU Justine (Unlicensed)
- Yannick Clareton
status:NouveLLE FONCTIONNALITE
Sur Gaia, il est possible de créer des groupes d’utilisateurs. Ces groupes rassemblent des collaborateurs ayant les mêmes droits d’accès et de gestion sur la plateforme.
Pratique : simplification de la gestion des utilisateurs et gain de temps
Précis : ciblage plus poussé et efficace des rôles de chacun
Sûr : renforcement de la sécurité et limitation des risques
Dans de rares cas, il est possible qu’un utilisateur visualise une page vide lorsqu’il se connecte à Gaia si ses droits n’ont pas été gérés par l’administrateur du compte. L’article suivant vous guide pour le rattacher à un groupe et lui assurer un accès.
Retrouvez dans cet article
Principe de fonctionnement
L’administrateur principal sur Gaia est le niveau le plus haut dans la hiérarchie des utilisateurs. Concrètement, cette personne peut :
Créer et gérer tous les groupes d’utilisateurs de l’entreprise,
Désigner des administrateurs subsidiaires, qui pourront eux-mêmes créer et gérer les groupes,
Gérer tous les utilisateurs individuellement.
L'administrateur principal peut organiser le découpage de l’entreprise en plusieurs groupes, sur les critères de son choix (par marque, par marché, par niveau de responsabilité, etc.).
On vous présente les différences entre les comptes Administrateur principal, Administrateur de groupe et Utilisateur ici Les différents types de comptes utilisateurs
Créer un utilisateur et paramétrer ses droits
Etape 1 : Accéder à la “Gestion des comptes utilisateurs”. Ensuite, cliquer sur le bouton bleu “Créer un utilisateur” en haut à droite de l'écran.
Etape 2 : Commencer à créer le profil de l’utilisateur.
1- Renseigner les informations de l’utilisateur
2- Choisir la Configuration Gaia
3- Créer un mot de passe pour la première connexion (l’utilisateur personnalisera ensuite son mot de passe après sa 1ère connexion).
4- Sauvegarder le profil.
5- Puis se rendre dans les droits d’accès pour finaliser le paramétrage du compte.
Etape 3 : Définir les paramétrages du compte utilisateur. Quatre onglets vous sont proposés.
| Droits | Périmètres | Menu / outils | Fiche produit |
|---|---|---|---|---|
A quoi cela sert ? | Cet onglet permet d’octroyer des droits au groupe et à ses membres. | Cet onglet permet de définir le périmètre d’action du groupe (marché cible , rayon, familles de produits, marque, etc). Si on définit le périmètre, les informations suivantes sont obligatoires :
| Cet onglet permet d’ouvrir et/ou de restreindre la lecture et la modification de certains modules de Gaia aux membres du groupe. | Cet onglet permet d’ouvrir et/ou de restreindre la lecture et la modification de certaines sections des fiches produits aux membres du groupe. |
A utiliser si… | Je souhaite déléguer des droits d’administration ou de gestion à d’autres collaborateurs. | Je souhaite dispatcher mon équipe sur des périmètres spécifiques.
| Je souhaite éviter que certains collaborateurs accèdent à des modules qui ne leurs sont pas utiles. | Je souhaite éviter que certains collaborateurs puissent modifier des informations sur les fiches produits qui ne les concernent pas.
|
Etape 4 : une fois les paramétrages effectués, cliquer sur le bouton “Sauvegarder” en haut à droite.
Les paramétrages de l’utilisateur peuvent être modifiés par la suite.
Créer et paramétrer un groupe
Etape 1 : Accéder à la “Gestion des comptes utilisateurs”. Ensuite, cliquer sur le bouton bleu “Groupes utilisateurs” en haut à droite de l'écran.
Etape 2 : cliquer sur le bouton “Créer groupe”.
Etape 3 : Attribuer un nom au groupe (1). Puis définir les paramétrages du groupe (2). Quatre onglets vous sont proposés.
| Droits | Périmètres | Menu / outils | Fiche produit |
|---|---|---|---|---|
A quoi cela sert ? | Cet onglet permet d’octroyer des droits au groupe et à ses membres. | Cet onglet permet de définir le périmètre d’action du groupe (marché cible , rayon, familles de produits, marque, etc). Si on définit le périmètre, les informations suivantes sont obligatoires :
| Cet onglet permet d’ouvrir et/ou de restreindre la lecture et la modification de certains modules de Gaia aux membres du groupe. | Cet onglet permet d’ouvrir et/ou de restreindre la lecture et la modification de certaines sections des fiches produits aux membres du groupe. |
A utiliser si… | Je souhaite déléguer des droits d’administration ou de gestion à d’autres collaborateurs. | Je souhaite dispatcher mon équipe sur des périmètres spécifiques.
| Je souhaite éviter que certains collaborateurs accèdent à des modules qui ne leurs sont pas utiles. | Je souhaite éviter que certains collaborateurs puissent modifier des informations sur les fiches produits qui ne les concernent pas.
|
Etape 4 : une fois les paramétrages effectués, cliquer sur le bouton “Créer” en haut à droite.
Les paramétrages d’un groupe pourront être modifiés par la suite, si besoin.
Gérer les membres d’un groupe
Ajouter un collaborateur à un groupe
Etape 1 : lorsqu’un groupe est créé, un nouvel onglet “Rattacher utilisateurs” apparaît.
Cliquer sur l’onglet pour visualiser la liste des utilisateurs (encore vide si aucun utilisateur n’a été ajouté auparavant), puis sur le bouton bleu “Rattacher utilisateurs”.
Etape 2 : la liste des collaborateurs apparaît. Cocher chaque utilisateur devant rejoindre le groupe.
Finaliser en cliquant une nouvelle fois sur le bouton “Rattacher utilisateurs” en bas de la liste.
Dès lors que vous souhaitez ajouter un nouvel utilisateur à un groupe déjà formé, il faudra de nouveau cocher tous les collaborateurs qui doivent appartenir au groupe.
Rattacher un utilisateur à un groupe lui octroie tous les droits du groupe en question. Tous ses droits précédents sont annulés.
Retirer un collaborateur d’un groupe
Retirer un utilisateur du groupe sans le rattacher à un autre implique que tous ses droits d’accès sont annulés. Concrètement : le compte de la personne revient à un état de “nouvel utilisateur”, sans accès particulier. Il convient donc de vérifier si c’est bien ce qui est attendu.
Etape 1 : Dans l’onglet “Rattacher utilisateurs”, cocher le ou les utilisateurs devant être retirés du groupe.
Etape 2 : Cliquer sur le bouton rouge “Retirer du groupe” et confirmer.
Supprimer un groupe
Toute suppression de groupe est définitive.
Les membres du groupe supprimé auront toujours accès à Gaia. Cependant, leurs droits d’accès devront être nécessairement de nouveau définis (soit individuellement, soit en les intégrant à un autre groupe).
Dans le cas où un groupe doit être supprimé, il suffit d’accéder à ses paramètres et de cliquer sur le bouton rouge “Supprimer” en haut à droite de l'écran.
