Workflow de collaboration
- GABON Aurélie
Le workflow permet de gérer de façon ordonnée et collaborative vos fiches produits, tout en garantissant que toutes les informations nécessaires sont complétées et validées.
Concrètement, cette fonctionnalité peut être considérée comme une « liste » interactive et partagée, où chaque équipe (Marketing, Master Data, Qualité, etc.) apporte sa contribution pour que les données répondent à vos exigences.
Retrouvez dans cet article
Workflow de complétude
Lorsqu'une nouvelle fiche produit est intégrée, le workflow est immédiatement lancé. Il assigne aux différentes équipes la tâche de compléter des informations spécifiques sur le produit.
Pour suivre l'avancement de ce travail, un système d'icônes colorés est utilisé. Un bonhomme jaune indique qu'une section doit être complétée.
Une fois les modifications apportées, il suffit de cliquer sur le bonhomme jaune
Via cet icône, vous pouvez consulter l’historique du workflow.
Les sections non traitées sont grisées pour éviter les modifications accidentelles.
Valider une section/ou un champ avec le bonhomme jaune sauvegarde la fiche, mais uniquement au niveau de la section modifiée.
Si une erreur est détectée après la complétude, il est possible de revenir en arrière.
En cliquant sur un bonhomme bleu , l'utilisateur peut ouvrir de nouveau une section/ou un champ pour apporter des modifications.
Attention, pour cela, le processus de validation finale ne doit pas avoir commencé.
Workflow de validation
Les valideurs ont pour mission de vérifier l'intégralité de la fiche produit. Ils peuvent approuver ou rejeter chaque section de manière individuelle.
Pour signaler leur décision, ils utilisent des icônes : un bonhomme vert pour l'approbation et un bonhomme rouge pour le rejet .
En cas de rejet, le valideur doit expliquer les raisons de sa décision. Le système renvoie alors automatiquement la section concernée à la marque pour qu'elle effectue les corrections nécessaires.
Cycle de validation massive
Il est possible de valider massivement les fiches produit depuis le catalogue :
Données > Catalogue produit > Workflow Actions Massives.
Valider les fiches produits.
Il faut sélectionner les produits à valider pour continuer.
Ensuite, le valideur doit accepter ou rejeter les champs complétés par les marques. Lorsque les produits sont passés en revue, il conviendra « d’exécuter la validation massive ».
Relancer le cycle de validation massive
Il est possible de relancer la validation sur des fiches qui ne sont pas complétement validées. Le déclenchement se fait depuis le catalogue produit (le valideur peut le relancer depuis une fiche produit avec le bonhomme bleu : ).
Cela permet d’exécuter de nouveau le workflow de validation sur des sections qui ont été déjà validés.
Le chemin est le même que pour le premier cycle de validation massive :
Données > Catalogue produit > Workflow Actions Massives.
Relancer le cycle de validation.
Les sections déjà validées apparaissent dans la liste des sections pour permettre à l'utilisateur d’exécuter de nouveau la validation.
Attention ; si le workflow est terminée à 100% sur la fiche produit, il ne sera pas possible de relancer le cycle de validation.
Filtres, affichage et historique
Filtres et affichage
Dans votre catalogue, retrouvez un filtre dédié au workflow en haut à droite de l’écran.
Le filtre « Statut Workflow » vous permet d’adapter les produits affichés dans votre catalogue selon leur état :
Initialisé | Début de workflow : les fiches doivent être complétées, ou sont en cours de complétude. |
|---|---|
En cours | |
Rejeté | A ce stade, les fiches sont complétées et doivent être validées. Certaines sections peuvent être rejetées par les valideurs. |
Validé | |
Complété | Fin de workflow : les fiches sont complétées et validées, elles ne nécessitent plus d’action particulière. |
Workflow terminé |
Historique
Dans votre catalogue, chaque fiche est dotée d’une barre de workflow.
Celle-ci se remplit au fur et à mesure que les sections de la fiche sont complétées puis validées
Cliquez sur la barre pour affiche le détail des opérations.
Vous pouvez consulter un historique complet en cliquant sur « Historique workflow ».
L’historique retrace quelle action a été réalisée sur la fiche, par qui, et quand.
Paramétrage des rôles utilisateurs
L’administrateur global / ou l’administrateur doit configurer les droits et les accès des utilisateurs via la section Gestion des comptes utilisateurs dans le menu via l’icône .
Cette fonctionnalité permet de définir les rôles et les périmètres de chaque utilisateur. Ainsi, vous pouvez attribuer les paramètres appropriés en fonction des équipes et des responsabilités définies.
Pour vous aider à paramétrer les droits de votre équipe, consulter notre article : Gérer les comptes en tant qu'administrateur | Créer un utilisateur et paramétrer ses droits
Cela permet de définir les acteurs du workflow de complétude et/ou de validation.
Le paramétrage se fait sur chaque compte via la section Droits d'accès > Workflow :
Il est possible de gérer les équipes via des groupes utilisateurs pour attribuer les droits massivement. Voir notre article : Gérer les comptes en tant qu'administrateur | Créer et paramétrer un groupe
Notifications
Notification Gaia
Notification pour les compléteurs :
"Veuillez compléter les informations pour le produit [NomProduit] dont le GTIN est : [GTIN_Produit])."
Notification pour les valideurs :
"Veuillez valider les informations pour le produit [NomProduit] dont le GTIN est : [GTIN_Produit]."
Exemple :
Notification par mail
Les emails envoyés aux partie prenantes du workflow (compléteurs et valideurs) seront personnalisés en fonction de leur rôle afin de faciliter la distinction des actions à réaliser.
Titres des emails :
Compléteurs : Workflow GAIA - Complétude des données (GTIN)
Valideurs : Workflow GAIA - Validation des données (GTIN)
