Comment effectuer une mise à jour massive des produits ?

La mise à jour massive peut vous aider si vous souhaitez :

modifier des données sur un ensemble de fiches produit - voire sur tout le catalogue.
compléter rapidement et efficacement certains champs vides dans les fiches produit.

Il s’agit d'extraire dans un tableau excel modifiable les informations obsolètes ou manquantes. Une fois le tableau rempli selon vos besoins, les données seront intégrées massivement dans Gaia en une seule fois.

Retrouvez dans cet article

Préparer la mise à jour massive

Pour bien préparer votre mise à jour massive, vous avez besoin de déterminer en amont :

La donnée (les champs) qui doit être modifiée, et le module où elle se situe sur Gaia (par exemple, le prix de base se trouve dans le module “Prix, taxes et douane”).
La liste des produits (GTIN/EAN) qui sont concernés par cette opération.

Les modifications peuvent concerner toutes les centrales, ou certains distributeurs seulement, selon votre besoin.

Comment mettre à jour massivement les produits ?

Faire un export des données à modifier

Etape 1 : Accédez à la fonctionnalité via le menu Données > Mise à jour massive.*

Etape 2 : Cliquez sur le bouton Créer un fichier d’export en haut à droite de l'écran.

Etape 3 : Vous arrivez sur la page de sélection des données à exporter.

Centre d’aide Gaia > Mise à jour massive > image-20230502-153409.png

Le seul champ obligatoire est Module à extraire. Il vous permet de sélectionner la ou les sections qui contiennent les informations à modifier. Par exemple, si vous souhaitez mettre à jour le prix de base, il faut sélectionner le module “Prix, taxes et douane”.

Il vous est possible de sélectionner plusieurs modules.

Une fois le module sélectionné, vous pouvez passer à l'étape 4 - ou choisir de cibler de façon plus précise et personnalisée les données

Le champ Centrale ouvre les possibilités d’extraction propres à une centrale en particulier dans “Modules à extraire” (par exemple, l'Extension Monoprix ou l’Extension Système U).

Champs à extraire vous permet de cibler avec précision tous les champs concernés par la mise à jour.
Par exemple, ci-dessous, nous demandons à récupérer les informations nutritionnelles et le régime alimentaire des produits dans le cadre d’Act For Food, afin de les mettre à jour.

Catégories de produit, Type de champs et Langue vous aident à affiner votre extraction en ciblant exactement le type de produit ou de donnée souhaité dans la langue de votre choix.

Etape 4 : Une fois les paramètres configurés selon votre besoin, cliquez sur Continuer. Vous visualisez l’ensemble des champs qui apparaîtront dans le fichier Excel. Si vous retrouvez bien l’information que vous cherchez à mettre à jour, cliquez à nouveau sur Continuer.
Etape 5 : Vous arrivez sur la page de sélection des produits. Cochez tout produit concerné par votre besoin de mise à jour. N’hésitez pas à augmenter le nombre de références visibles en bas de page.

Centre d’aide Gaia > Mise à jour massive > image-20230502-155128.png

Attention, certains produits pourraient ne pas apparaître : ils sont peut-être archivés.

Une fois tous les GTIN sélectionnés, cliquez sur Générer le fichier pour obtenir le tableau excel.

Centre d’aide Gaia > Mise à jour massive > image-20230502-155247.png

Travailler à partir du fichier excel de mise à jour

Si vous lisez cette section, c’est que vous avez déjà récupéré le tableau excel de mise à jour massive de vos produits comme décrit ci-dessus.

Nous vous invitons à ne pas modifier la structure du tableau (en supprimant des colonnes, par exemple). Cela peut corrompre l’import des données mises à jour sur Gaia.

Ce tableau fonctionne de la manière suivante :

Les quatre premières colonnes sont toujours les mêmes. Elles vous permettent de bien identifier vos produits dans le tableau. Ne pas les modifier.
Le reste des colonnes représente tous les champs que vous avez sélectionnés dans votre demande d’extract. Vous pouvez modifier les données directement dans les cellules.

A noter que certaines colonnes proposent un choix multiples de réponses.

Centre d’aide Gaia > Mise à jour massive > image-20230530-080615.png

Vous pouvez laisser des cellules vides si aucune donnée particulière n’est attendue. Egalement, si certaines données ne doivent pas changer, vous pouvez les laisser telles quelles.
Une fois toutes les modifications souhaitées apportées, sauvegardez le tableau dans votre ordinateur.

Intégrer les nouvelles données dans Gaia

Si vous lisez cette section, c’est que vous avez terminé de préparer le tableau de mise à jour des données.

Etape 1 : Retournez dans la section “Mise à jour massive” de Gaia.
Etape 2 : Cliquez sur le bouton Contrôler et intégrer en haut à droite de l'écran.

Centre d’aide Gaia > Mise à jour massive > image-20230530-082314.png

Etape 3 : Vous arrivez sur la page de configuration des données à importer.

Vous devez obligatoirement choisir au moins une centrale pour laquelle la mise à jour massive doit s’appliquer. Si la mise à jour souhaitée concerne toutes les centrales, sélectionner Standard.

Cliquez ensuite sur Charger un fichier et sélectionnez le tableau Excel de mise à jour préparé au préalable.

Etape 4 : L’import des données est intégré sur la plateforme depuis le fichier Excel que vous avez préparé. Vous pouvez visualiser l’avancée du processus.

La durée de cette opération est variable en fonction du nombre de produits impactés par la mise à jour massive.

Après la mise à jour massive, vous recevez par mail un rapport d’importation des données.

En cas d’erreur sur la mise à jour d’un produit (par exemple, un prix de base a été renseigné par erreur en toutes lettres au lieu de chiffres), vous êtes notifiés du produit à corriger.

Utilisations pratiques

Nous vous présentons ci-dessous quelques cas pour lesquels nous vous recommandons d’utiliser la mise à jour massive de vos produits.

Donnée à modifier	Dans quel module ?	Pourquoi ?
Prix de base	Prix, taxes et douanes	Chaque année, le prix de base des vos produits est susceptible de changer. Avant d’appliquer les nouvelles descentes tarifaires, pensez à mettre à jour les prix de base.
Certificat bio	Informations qualité	Les certificats bio ont une date de fin de validité. Lorsque vous changez de certificat, vous êtes susceptibles de mettre à jour la donnée sur un nombre de fiches conséquent. La mise à jour massive peut vous aider.
Liste des ingrédients	Informations nutritionnelles	Vous souhaitez compléter ou uniformiser la liste des ingrédients de vos produits.
Allégations nutritionnelles	Informations nutritionnelles	Certaines centrales, comme Carrefour, vous demandent de renseigner la liste des éléments nutritionnels de vos produits. Utilisez la mise à jour massive pour gérer efficacement ces informations.

Avertissement

Un petit rappel pour vous aider à utiliser la mise à jour massive.

Le fichier a une date d'expiration. Après 1 mois, vous ne pouvez plus intégrer le fichier.

note

Nous vous conseillons d'extraire un nouveau fichier à chaque fois que vous devez faire une mise à jour.